Microsoft-Auswertungen zeigen Trend zu “endloser Arbeitszeit”
Mitarbeitende erhalten im Schnitt 117 E-Mails und 153 Teams-Nachrichten pro Tag. Grenzen der Arbeitszeit verschwinden zunehmend.
Immer mehr Berufstätige, auch in der Schweiz, erleben eine „endlose Arbeitszeit“: Laut einer Microsoft-Studie rufen 40 Prozent der Mitarbeitenden ihre E-Mails bereits vor 6 Uhr morgens ab. Gleichzeitig ist die Zahl der Meetings nach 20 Uhr im Jahresvergleich um 16 Prozent gestiegen. Die weltweite Studie analysierte Milliarden von Microsoft-365-Produktivitätssignalen und umfasste 31.000 Wissensarbeiter*innen in 31 Märkten, darunter auch die Schweiz.
Demnach ist der Dienstag der Tag mit den meisten Meetings – 23 Prozent aller Besprechungen finden an diesem Wochentag statt. Der Bericht zeigt ausserdem, wie sich der Arbeitstag verändert: Neben den üblichen Leistungsspitzen am Vormittag und Nachmittag gibt es inzwischen eine dritte am späten Abend. Fast ein Drittel (29 Prozent) der aktiven Mitarbeitenden greift gegen 22 Uhr erneut auf das Postfach zu. Auch die Wochenendarbeit nimmt zu: 20 Prozent der Beschäftigten, die am Wochenende arbeiten, prüfen ihre E-Mails bereits vor Mittag – sowohl am Samstag als auch am Sonntag.
Chaos und Überlastung
„Die Zahlen bestätigen, was viele Berufstätige in der Schweiz längst spüren: Die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben verschwimmen immer stärker“ sagt Marc Holitscher, National Technology Officer bei Microsoft Schweiz. «Auffällig ist vor allem das Paradoxon, das mit der endlosen Arbeitszeit entsteht: Obwohl uns mehr Kommunikationstools zur Verfügung stehen als je zuvor, empfinden 48 Prozent der Mitarbeitenden ihre Arbeit als chaotisch und zerfasert. Die Lösung liegt nicht in noch mehr Einsatz, sondern in einem grundsätzlichen Umdenken, wie wir arbeiten. Künstliche Intelligenz und KI-Agenten können helfen, diesen Kreislauf zu durchbrechen, indem sie Routinetätigkeiten übernehmen und den Fokus auf das richten, was tatsächlich geschäftlichen Mehrwert schafft.“
Die Studie zeigt, dass Mitarbeitende durchschnittlich alle zwei Minuten – also 275-mal pro Tag – durch Meetings, E-Mails oder Chat-Benachrichtigungen unterbrochen werden. Die Hälfte aller Besprechungen fällt in die produktivsten Stunden des Tages (9-11 Uhr und 13-15 Uhr), wodurch kaum Raum für fokussiertes Arbeiten bleibt. Zudem sind 57 Prozent aller Meetings spontane Anrufe ohne eine Kalendereinladung. PowerPoint-Bearbeitungen steigen in den letzten zehn Minuten vor einem Termin um 122 Prozent an.
Komplexe Meetings
Fast die Hälfte der Mitarbeitenden (48 Prozent) und über die Hälfte der Führungskräfte (52 Prozent) empfinden ihre Arbeit als chaotisch und fragmentiert. Die Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg trägt zur Komplexität bei: Fast ein Drittel aller Meetings erstreckt sich mittlerweile über mehrere Zeitzonen – ein Anstieg um 35 Prozent seit 2021. Besprechungen mit mehr als 65 Teilnehmenden sind derzeit der am schnellsten wachsende Meeting-Typ – ein Hinweis auf zunehmend komplexe Unternehmensstrukturen.
Diese Erkenntnisse sind besonders relevant, da 80 Prozent der Schweizer Führungskräfte das Jahr 2025 als entscheidend für die Neuausrichtung ihrer KI-Strategien betrachten. 72 Prozent planen, KI-Agenten als digitale Teammitglieder einzusetzen – umso wichtiger ist es, die „endlose Arbeitszeit“ gezielt anzugehen, um eine erfolgreiche Umsetzung zu ermöglichen.
Gegenmassnahmen
Die Studie nennt drei zentrale Strategien, um den Kreislauf der „endlosen Arbeitszeit“ zu durchbrechen:
1. Das 80/20-Prinzip anwenden: Konzentration auf die 20 Prozent der Arbeit, die 80 Prozent der Ergebnisse liefern und Nutzung von künstlicher Intelligenz, um zeitintensive, wenig wertschöpfende Aufgaben zu reduzieren.
2. Strukturen neu denken: Weg von starren Hierarchien hin zu agilen, ergebnisorientierten Teams, unterstützt durch künstliche Intelligenz.
3. “Agent Boss” werden: Teams aus Menschen und KI-Agenten schaffen. Die Agenten übernehmen Routinetätigkeiten, während Menschen sich auf Strategie und Kreativität konzentrieren.
Für Schweizer Unternehmen, die bereits in der früheren Ausgabe der Studie eine hohe Bereitschaft zur Nutzung von KI gezeigt haben – 52 Prozent von ihnen setzen KI-Agenten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ein, verglichen mit 46 Prozent weltweit – unterstreichen die neuen Daten die Dringlichkeit, digitale Transformation jetzt voranzutreiben.
